Quem lida com logística precisa não apenas estar a par das rotinas da área, mas também garantir que todos os processos burocráticos sejam realizados com excelência. Para isso, é preciso saber exatamente quais são os documentos, suas funções e obrigações, sua validade, entre outros aspectos.
Por isso, quem está à frente da gestão, além de conhecer, deve trabalhar para que todos os documentos sejam preenchidos adequadamente, de acordo com a necessidade.
Neste artigo falaremos um pouco mais sobre os principais documentos utilizados nos transportes, como CTe, NF-e, DANFE, entre outros. Acompanhe!
Nota Fiscal Eletrônica
Um dos principais documentos é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Nesse documento constam todas as informações relativas à operação, mercadorias ou serviços envolvidos, impostos, além de dados sobre o emissor (empresa que vende os produtos) e o receptor da nota fiscal eletrônica (clientes).
A NF-e é um documento com informações de extrema importância e por essa razão, devem ser guardadas por 5 anos.
Nota fiscal avulsa
São emitidas pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado da empresa que fez a venda, normalmente para quem ainda não possui um sistema ERP.
Normalmente isso acontece aos MEI’s, que são dispensados de emitir notas fiscais em suas transações comerciais, ainda que sejam pessoas jurídicas.
Declaração de conteúdo
Aplica-se quando não há nota fiscal, como por exemplo em mercadorias de amostra grátis. Portanto, deve ser utilizada de modo esporádico. Caso fique caracterizado como operação de venda, poderá haver bloqueio ou não aceitação por parte dos transportadores.
Nesse documento constam informações do remetente e do destinatário (nome, CPF, endereço), além de detalhes sobre o produto transportado (descrição, peso, valor e quantidade).
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
Durante o transporte, é obrigatório que as mercadorias sejam enviadas com seu documento fiscal. Por isso, é emitido a DANFE, que contém, de forma simplificada e impressa, as informações da nota fiscal, porém não a substitui.
O DANFE é comumente utilizado para receber a assinatura da pessoa que recebe as mercadorias, servindo como um comprovante físico de que a operação foi concluída e justamente por ser um documento auxiliar, não precisa ser guardado.
Agora, caso transporte produtos sem a DANFE e for descoberto em uma fiscalização, é aplicado uma multa para a transportadora como forma de punição.
Conhecimento de Transporte Eletrônico
Comumente chamado pela sua sigla “CT-e”, também reserva valores fiscais, mas dessa vez diz respeito à prestação do transporte, em si. É emitido pela transportadora quando a entrega é realizada para o cliente em outro município ou estado e incluem as informações do destinatário, remetente e dados fiscais da mercadoria.
Somente quando as entregas forem para dentro do mesmo município da empresa vendedora dos produtos, é dispensada sua emissão. Apenas uma nota fiscal de serviço é suficiente.
Outra função do Conhecimento de Transporte Eletrônico é auxiliar na conferência de valores antes da emissão das faturas. Isso evita problemas com cobranças duplicadas ou divergentes, visto que por ser um documento fiscal de transporte, após a conclusão deste serviço a transportadora emite a fatura e o boleto para pagamento deste serviço.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico
O DACTE (sigla para o documento) também é impresso e obrigatório no transporte e durante sua movimentação. Nele constarão todas as informações presentes no CT-e de forma simplificada e sucinta, algo no mesmo estilo que a DANFE.
Ocorrências de transporte
Já as ocorrências de transporte (OCOREN) é um arquivo que a transportadora emite para o cliente, sendo que cada transportador tem configurado diversos eventos. Neste arquivo constam todos os eventos de transporte de cada pedido e o cliente pode definir aqueles que serão enviados ao consumidor e quais serão tratados internamente.
Esses arquivos possibilita uma integração entre sistemas, para manter o cliente final atualizado sobre a localização de suas encomendas, como por exemplo, em um evento de roubo de carga, que é possível acionar o seguro, enviar um novo produto ou qualquer outra ação para atender a expectativa ou a negociação com o consumidor.
Sem necessidade de guarda legal – pois são apenas arquivos eletrônicos criados para documentar e dar suporte ao processo da empresa. Esses arquivos não possuem validade legal/fiscal nem precisam ser armazenados
Fatura eletrônica de frete
A fatura eletrônica de frete é um documento de cobrança, normalmente emitido em formato de arquivo DOCCOB. Tecnicamente, é um agrupamento dos Conhecimentos de Transporte emitidos para o cliente em um determinado período.
5 anos de guarda
Os documentos que precisam ser guardados, têm estabelecido em lei o prazo mínimo de 5 anos e garantir a integridade e fácil acesso a eles por tanto tempo pode ser uma tarefa complexa. Por isso, um sistema que dê suporte a essa gestão é importante.
Faturas de frete e ocorrências não possuem obrigação legal de serem armazenadas, sendo possível eliminá-las após os processos. Porém, algumas empresas preferem guardá-los, como forma de manter registros e histórico das operações para eventuais consultas ou outras razões.
Nesse sentido, você pode utilizar a tecnologia ao seu favor – e não estamos falando sobre planilhas e nem anotações no computador, pois tudo isso também já ficou para trás. O adequado e recomendado é a adoção de um software TMS Embarcador.
Devido ao fato desses documentos serem eletrônicos, nosso software permite qualquer alteração ou retificação, salvo informações e campos que afetem o faturamento/valor de tributos. Outro ponto a favor de sua implementação é a emissão de relatórios sobre esses documentos e suas informações.
Sobre a DATAFRETE
Com mais de 500 marcas clientes e situada em Blumenau-SC, um polo tecnológico, a DATAFRETE desenvolve soluções para gestão de frete embarcador. Suas soluções possibilitam as empresas otimizarem seus processos logísticos de transporte, gerando uma redução considerável nas despesas com frete.
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