A logística desempenha um papel fundamental na indústria, pois afeta diretamente a eficiência operacional e os gastos das empresas. A gestão do custo logístico, com destaque para o custo de transporte, é um dos maiores desafios enfrentados, visto que o transporte de mercadorias representa uma parcela significativa das despesas.
Neste contexto, as auditorias de fretes surgem como uma ferramenta útil para identificar e reduzir gastos desnecessários, como cobranças duplicadas ou valores divergentes. Elas também ajudam o gestor de forma eficaz e estratégica a cumprir com o orçamento previsto na hora da execução da distribuição.
Além disso, a auditoria de frete também aponta quais são os parceiros mais idôneos e com menor incidência de erros documentais.
Da complexidade do custo logístico à eficiência da auditoria de fretes automatizada
O custo logístico pode ser complexo e difícil de rastrear. Ele inclui não apenas o custo de frete, mas também uma série de encargos adicionais, como taxas de acesso, pedágios, sobretaxas, e outros.
Os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTEs), precisam ser preenchidos com todas estas informações e conferidos antes do pagamento. Erros de cálculo, infelizmente, podem ser comuns na hora do preenchimento dos CTEs, bem como da nota fiscal.
Os valores de frete nem sempre batem com o projetado na hora da contratação do serviço. Isso torna essencial uma análise minuciosa das faturas de frete, o que pode levar tempo e se tornar inviável em uma operação manual.
Identificação de erros e fraudes
Ainda é bastante comum que boa parte da indústria realize a auditoria de fretes por amostragem. Isso porque, conferir manualmente todos os documentos de cobrança demanda muito tempo e mão-de-obra, tornando a operação insustentável.
O problema da auditoria por amostragem é que encontrar alguma incoerência de cobrança depende apenas do feeling dos profissionais e da sorte na escolha dos documentos conferidos. Ou seja, não proporciona uma visão real da efetividade dos pagamentos.
Assim, a auditoria de fretes automatizada torna-se fundamental. Uma de suas principais vantagens é a capacidade de identificar erros de faturamento e, em alguns casos, até as mesmas fraudes, a partir de uma varredura rápida e completa nos documentos de cobrança.
Erros simples, como a cobrança incorreta de taxas ou a aplicação de sobretaxas indevidas, podem passar despercebidos se não houver um processo de auditoria adequado, em que o sistema logístico identifica e bloqueia o pagamento de notas com informações inconsistentes.
Da melhoria na negociação à escolha do parceiro logístico
Ao auditar automaticamente as faturas de frete, as empresas contam com dados valiosos sobre seus padrões de gastos e desempenho logístico, bem como histórico dos fornecedores com mais e menos inconsistências, atrasos e outros detalhes.
Essas informações podem ser usadas em negociações contratuais com transportadoras e fornecedores de serviços de transporte. Com insights sólidos sobre as tendências de custos, as empresas estão em posição de contratos mais projetados, estabelecendo tarifas e condições que refletem com maior precisão suas necessidades e orçamento.
Isso sem contar a redução do custo logístico com a eliminação de pagamentos duplicados ou de valores incorretos. A diferença pode chegar na casa dos milhares de reais por mês.
Assim, com uma auditoria de fretes automatizada, a sua indústria torna-se mais eficiente, otimiza e agiliza o trabalho de conferência, atuando somente sobre as notas incorretas. E ainda se torna mais lucrativa, com um processo de melhoria contínua no relacionamento com os parceiros logísticos.
