Em nosso último post, você teve acesso às boas práticas para contratação e homologação de transportadoras. E agora que já conhece o caminho mais efetivo para selecionar seus parceiros logísticos de forma estruturada, preparamos um material cujo objetivo é auxiliar na administração de seus transportadores, destacando os pontos chave para alcançar melhores resultados financeiros e operacionais na sua gestão de transporte.
Fatores críticos de sucesso na administração dos parceiros de transporte
Acompanhe os principais pontos que todo embarcador deve executar junto aos transportadores contratados visando o crescimento e desenvolvimento de suas parcerias.
1. Reuniões e visitas periódicas: procure realizar reuniões periódicas com os transportadores e não os acionar apenas quando surge algum problema ou em período de reajuste das tabelas de frete. Estreitar o relacionamento comercial é importante. Busque avaliar resultados, identificar novidades e oportunidades no mercado. Se possível, visite as instalações do transportador para conhecer sua operação. Veja de que forma sua carga é movimentada/transportada e entenda suas dificuldades. Observe se é possível contribuir de alguma forma para evitar possíveis gargalos da operação e diminuir o tempo de coleta. Lembre-se que: quando o seu parceiro de transporte está em posse da sua carga, o problema do transportador também é seu.
2. Acompanhe a coleta da mercadoria: todo gestor de transporte precisa conhecer de perto (fisicamente) sua operação logística, pois é lá que tudo acontece. Esteja presente no momento da coleta. Se houver janela fixa de horário por transportador, acompanhe a pontualidade. Avalie o atendimento da equipe operacional. Em caso de carga lotação, procure fazer uma inspeção do veículo – tipo de caminhão e carroceria, estado de conservação, etc. – para validar se tudo está de acordo com as condições contratadas. Havendo inconsistência no processo de coleta, evidencie e procure uma solução o mais breve possível junto ao responsável na transportadora.
3. Mantenha a documentação atualizada: ao contratar o serviço de transporte há uma série de documentos que precisam ser solicitados junto ao transportador, entre eles: tabela de frete, lista de cidades por região, taxas adicionais (Taxa de Dificuldade de Entrega, Taxa de Dificuldade de Acesso, Taxa de Restrição ao Trânsito, etc.), relação de prazos de entrega, comprovante de contratação/pagamento do seguro de carga, entre outros. Da mesma forma que são necessários para poder iniciar a prestação do serviço, também é fundamental manter toda a documentação atualizada durante o contrato, uma vez que qualquer alteração em algum desses documentos causará efeito direto na sua operação. Por exemplo: em caso de mudança de preço na tabela ou em uma taxa atrelada ao frete, seus custos de transporte automaticamente serão afetados. Ou em caso de não pagamento do seguro, um possível sinistro com a carga não estará mais coberto e o prejuízo em uma situação como essa pode ser enorme para a empresa. Por isso, mantenha atualizada a documentação dos seus transportadores para garantir a previsibilidade dos valores de transporte e a segurança da carga.
4. Adote um mecanismo para controlar a documentação: como citado no ponto anterior, são inúmeros os documentos envolvidos na operação de transporte e, muitas vezes, o gestor não terá tempo e nem condições de lembrar de cada um deles. Uma prática indicada é utilizar sistemas e adotar procedimentos que possam notificar quanto às datas de vencimento de documentações importantes como apólice de seguros e vigência das tabelas de frete. Procure criar uma rotina para solicitar as informações atualizadas e fazer seus registros periodicamente.
5. Acompanhe a vigência das tabelas e evite o reajuste automático de preços: toda contratação de frete para ser boa, precisa ser boa para ambas as partes. Antes de contratar o transportador, é comum (e indicado) que exista um processo de negociação do valor do frete até que se chegue a um denominador comum. E por que seria diferente no momento de reajustar a tabela? O que algumas transportadoras aplicam é o reajuste automático da tabela de frete e, neste caso, o embarcador não tem a possibilidade de argumentar e propor um percentual que considera justo e adequado naquele cenário, ou seja, não há negociação. Pensando em uma relação de parceria, esta prática é nociva, pois privilegia apenas um lado da mesa. Por isso, é recomendado que o embarcador evite o reajuste automático e, antes de encerrar a vigência da tabela de frete, estabeleça um prazo para negociação do percentual de aumento, ainda que este seja motivado por situações de mercado. Outro aspecto pelo qual o reajuste automático precisa ser evitado é que a nova tabela pode não ser entregue até o término da vigência da atual, sendo esta uma das causas de inconsistência na auditoria de fretes. Em suma, todo reajuste deve ser negociado (e aprovado) antes de ser praticado.
6. Negocie o reajuste de preços do frete: apesar do termo reajuste remeter à ideia de aumento no valor do frete, a negociação gera oportunidade de restringir o repasse de custos e assim diminuir seu impacto na conta frete da empresa. Principalmente em época de reajuste anual das tabelas, faça um estudo detalhado da movimentação de determinado período e identifique quais foram os percursos mais utilizados, as faixas de peso, taxas e componentes com maior participação no total do frete pago por transportadora. Concentre seus esforços na negociação visando reduzir o % de reajuste (ou, se possível, manter o preço atual) para essas situações, ou seja, aquelas que participam em maior valor sobre o volume transportado. Outro aspecto que pode ser negociado é a forma e o momento em que o reajuste será aplicado: em um aumento de 9%, por exemplo, o gestor pode negociar que este seja diluído em 3 meses. No longo prazo, ao adotar estratégias como essas, o reajuste terá um efeito bem menor em termos de resultado de frete.
7. Mantenha os dados de seus parceiros sempre à mão: ter os dados completos e atualizados da relação de transportadoras, sempre será útil em momentos que você precisar fazer um contato, disponibilizar a outros setores para consulta, acessar rapidamente alguma informação, verificar alternativas de transporte em casos urgentes, etc. Para isso, tenha atualizada e de fácil acesso a lista de transportadores ativos que atendem sua empresa. Relacione por tipo de modal, por operação (compra, venda, transferência, etc.), por tipo de embarque (carga lotação ou fracionada), por região de atendimento, entre outras particularidades do negócio. Complemente com os dados de contato e os códigos de sistemas internos para facilitar o acesso às demais informações de cada parceiro.
8. Tenha mais de uma opção de transporte: na prática, diversifique para não ficar refém de uma única transportadora. Homologue mais de um parceiro para evitar que, por qualquer motivo, a carga deixe de ser transportada. Estabeleça pelo menos dois transportadores por localidade de atendimento. Distribua o volume entre esses parceiros e garanta que, para cada região – mesmo que em períodos de alta demanda ou eventual problema que venha a acontecer com um deles – os pedidos permaneçam sendo coletados e entregues dentro do prazo estabelecido, evitando transtornos e prejuízos tanto para a empresa quanto para o cliente final.
9. Faça cotações de frete: a cotação consiste em identificar a melhor opção de transporte dentre determinado número de propostas, tendo como base fatores como: valor do frete e prazo de entrega. Ela pode ser utilizada quando o embarcador não possui negociação/tabela de frete para uma rota específica, em cargas especiais e de grandes volumes, entre outros cenários. A cotação é um recurso simples, porém eficaz, que possibilita à empresa avaliar o preço do mercado e gera a oportunidade de desenvolver novos parceiros logísticos.
10. Realize simulações de frete: procure gerar simulações a partir de embarques já realizados ou criar diferentes cenários, identificando a diferença de valores e prazos de entrega entre os parceiros. A partir do resultado encontrado, veja se é viável fazer algum tipo de substituição ou redistribuição do volume de cargas, com o objetivo de otimizar o custo sem causar prejuízo à qualidade, segurança e eficiência do serviço. Além disso, a simulação permite analisar o impacto de reajustes em suas tabelas de frete, fazer estudos de viabilidade entre propostas, realizar um comparativo entre transportadoras ao longo de um período, entre outras análises.
11. Implemente indicadores de desempenho: em todo negócio, os indicadores de desempenho são fundamentais para identificar desvios e atuar na correção em busca dos objetivos e metas. Na administração das transportadoras, inúmeros indicadores podem ser adotados, sendo dois os principais:
– Custo de Transporte como % das Vendas: demonstra a participação dos custos de transporte nas vendas totais da empresa. A fórmula do cálculo é a seguinte: Custo Total de Transporte (R$) / Vendas Totais (R$). A referência de mercado varia conforme o tipo de negócio, e é essencial que seja monitorado, tendo em vista que evidencia o resultado financeiro da área de Transporte.
– Eficiência de Entrega: mede o percentual de entregas realizadas dentro do prazo acordado com o cliente. Para obter o resultado, basta dividir a quantidade de entregas efetuadas no prazo pelo total de entregas realizadas x 100. O índice de referência para este indicador varia de 95% a 98% (podendo ser maior), o que reflete a importância do seu constante acompanhamento.
Em ambos os indicadores, é possível medir o resultado acumulado e também por transportador, apurando os números obtidos com cada parceiro logístico.
12. Reconheça o trabalho realizado: Planeje um encontro (que pode ser anual) com os parceiros para apresentar os resultados. Avalie a possibilidade de premiar aqueles que obtiveram melhor desempenho. Ações como essa, além de demonstrar reconhecimento aos que realizaram um bom trabalho, aumenta o engajamento de todos os transportadores com os objetivos da área de Transporte da sua empresa.
Por fim, cabe reforçar que a administração interna dos transportadores segue um fluxo contínuo de gerenciamento e busca de melhorias. Investir em gestão é o melhor caminho para atuar de forma mais estratégica junto aos seus parceiros de transporte.
