De zero a dez, qual o rendimento da sua equipe de logística? Esta pergunta pode fazer com que
você a avalie como produtiva e eficaz, mas também pode gerar a seguinte reflexão: será que a
performance não seria ainda melhor se meu time não estivesse sobrecarregado com atividades
repetitivas e operacionais?
Essa situação é comum na Logística de Transporte das indústrias: profissionais qualificados
que gastam boa parte do tempo executando tarefas que poderiam (e deveriam) ser
automatizadas.
Mas, qual o caminho mais viável para otimizar o desempenho da operação logística? Como
fazer com que a equipe tenha condições de atuar em frentes mais estratégicas? A resposta passa
pela tecnologia, e você acompanha um pouco mais sobre o tema a partir de agora.
Sistema TMS como aliado na otimização do rendimento da equipe de logística
Imagine o seguinte cenário: em determinada empresa, toda rotina administrativa da área de
Transporte é feita de forma manual, sem o apoio da tecnologia.
Quando surge a necessidade de uma cotação de frete, por exemplo, o responsável liga ou envia
mensagens para vários transportadores. À medida em que as propostas vão chegando, é preciso
analisá-las com critério para posteriormente definir quem será contratado.
Enquanto isso, este mesmo profissional confere (manualmente) os fretes, ao mesmo tempo em
que seu telefone não para de tocar. Do outro lado da linha, é o SAC questionando o que
aconteceu com o pedido que deveria ter sido entregue há dois dias, cujo cliente já ligou várias
vezes reclamando.
O caso acima nos leva a algumas questões importantes:
Quanto à cotação de frete, será que ele conseguiu avaliar adequadamente as propostas e
tomar a melhor decisão?
Com relação à auditoria de fretes, foi possível verificar se realmente não existiam erros e
cobranças indevidas?
Ao SAC e ao cliente, foi prestado o melhor atendimento referente ao atraso na entrega?
A partir desse exemplo simples – mas que faz parte da realidade de várias empresas – é possível
concluir que, além de processos bem definidos e de pessoal capacitado, o nível de
produtividade depende das ferramentas que são disponibilizadas. Na verdade, este é um tripé
que cada vez mais precisa da atenção dos gestores – processos, pessoas e tecnologia.
Nesse sentido, o Sistema de Gestão de Transporte possibilita otimizar o rendimento da
operação logística ao reunir recursos capazes de automatizar tarefas que demandam esforço e
consomem grande parte do tempo da equipe.
A seguir, entenda como o TMS pode colaborar para ampliar o desempenho do time logístico
em quatro processos que são essenciais na gestão de transporte:
- Cotação de Fretes: a cotação de fretes consiste em buscar no mercado a melhor alternativa
de transporte considerando fatores como características da carga e necessidades do cliente.
Independentemente do número de transportadoras utilizadas na cotação, este procedimento
exige tempo e atenção por parte do contratante do frete, tendo em vista que qualquer descuido
durante a análise e tomada de decisão pode causar sérios transtornos e prejuízos.
Ao realizar as cotações através de uma ferramenta de gestão de fretes, o gestor centraliza todas
as informações em um único ambiente, o que facilita a organização e avaliação de propostas.
O fluxo passa a ser automatizado, ampliando a visibilidade e controle. O histórico da
negociação fica registrado no sistema, e o tempo de resposta e fechamento da cotação também
é otimizado, proporcionando mais fluidez e agilidade ao transporte. - Auditoria de Fretes: a auditoria de fretes normalmente consome muito tempo da equipe em
razão do grande volume de documentos e da complexidade das tabelas de frete. Por isso, muitos
embarcadores não fazem auditoria ou auditam por amostragem, o que não garante efetividade
ao processo.
A auditoria de fretes é um dos principais recursos do sistema TMS. Dentre os principais ganhos
ao automatizar esta tarefa estão:
Redução de custos ao evitar o pagamento de fretes indevidos;
Maior previsibilidade a partir do pré-cálculo feito pela ferramenta;
Ampliação do nível de controle ao auditar a totalidade dos conhecimentos/faturas.
Outro ponto fundamental é que o TMS elimina a conferência manual – uma atividade altamente
onerosa e suscetível a erros. Além de garantir maior rapidez e confiabilidade à auditoria, este aspecto
reflete diretamente no rendimento do time logístico, que passa a ter mais tempo para atuar em
demandas que realmente agregam valor à operação. - Gestão de entregas: o acompanhamento da entrega em tempo real é fator determinante para
o sucesso da logística. Ao invés de preencher planilhas ou ter que consultar o transportador
cada vez que o cliente liga para saber onde está seu pedido, a tecnologia oferece todas as
condições necessárias para que a empresa tenha seus controles internos e também forneça ao
destinatário o posicionamento de entrega.
Por meio da integração de dados junto ao transportador, o sistema recebe e trata as ocorrências
de transporte, transformando-as em informações valiosas e que servem de base para consultas,
relatórios e tomada de decisões proativas na gestão do transporte.
Além de otimizar tempo em larga escala – quando tarefas operacionais passam a ser executadas
automaticamente pelo sistema – o acesso disponibilizado ao cliente para consultar o status do
pedido (a qualquer momento e de forma atualizada) diminui significativamente o acionamento
dos serviços de SAC, ampliando assim os ganhos de produtividade. - Relatórios gerenciais e indicadores de desempenho: gerar relatórios e indicadores
logísticos periódicos faz parte da rotina de praticamente toda empresa do setor industrial. O
problema é quando os dados não são centralizados, e para construir um simples relatório é
preciso buscar registros em vários locais e planilhas. Além de consumir muito tempo, existe
um risco potencial de falha na consolidação dessas informações, o que pode impactar em
análises errôneas e, por consequência, decisões equivocadas.
Com uma ferramenta de gestão de fretes, toda consulta, relatório ou indicador é gerado a partir
do histórico do sistema, havendo a possibilidade de exibir os resultados em múltiplas visões
(por período, região, cliente, transportador, etc.), tudo de forma clara e precisa.
Pensando em rendimento, é importante considerar que o TMS não apenas absorve o volume de
tarefas operacionais no aspecto quantidade, mas também proporciona qualidade e rapidez
na entrega dessas atividades, o que garante melhores resultados para sua operação logística e
para o negócio como um todo.
